Friendoffriends
W programie Microsoft Outlook Quick Parts to idealny sposób na automatyzację odpowiedzi na e-maile. Jest to funkcja oszczędzająca czas od wersji Office 2007 i umożliwia przechowywanie lub ponowne wykorzystanie elementów dokumentu.
Mogą to być odpowiedzi na prośby o informacje, właściwości dokumentów, tabele, najczęściej używane łącza do zasobów lub inną zawartość wiadomości e-mail. Cóż, masz prawo myśleć o AutoTex, czytając te. Szybkie części prawie zastępują tę funkcję w starszych wersjach pakietu Office.
Autotekst nadal istnieje, ale Quick Parts ma wiele dodatkowych funkcji i jest znacznie bardziej wszechstronny. Działa to tak samo we wszystkich wersjach Outlooka dla Office 365, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010, a także Outlook 2007.
Aby więc utworzyć szybkie części dla tekstu, postępuj zgodnie z opisaną tutaj procedurą. Następnie możesz dowiedzieć się, jak lepiej nimi zarządzać i nie zapominać, że kroki są takie same dla e-maili, kontaktów, spotkań lub zadań.
Jak mogę tworzyć, udostępniać, usuwać i eksportować szybkie części programu Outlook?
1. Utwórz szybkie części w programie Outlook
- Wpisz tekst chcesz użyć w Szybkiej części do nowej wiadomość e-mail.
- Podświetl tekst, który chcesz zapisać jako szybką część. Całe formatowanie, obrazy, linki lub inne treści będą przechowywane jako część szybkiej części.
- Możesz teraz przejść do Wstaw zakładkę.
- w Grupa tekstowa, Kliknij Szybkie części.
- Aby utworzyć szybką część, wybierz opcję Zapisz wybór w galerii szybkich części.
- Z Utwórz nowy blok konstrukcyjny w oknie dialogowym, czas wprowadzić opisową nazwę dla swojego wpisu.
- Kliknij ok aby to zapisać.
- Po utworzeniu szybkiej części możesz uzyskać do niej dostęp i ponownie użyć jej w dowolnym momencie z dowolnego miejsca.
2. Udostępnij szybkie części w programie Outlook
Szybkie części są zapisywane w plikach o nazwie NormalEmail.dotm i Normal.dotm. Nie są one przeznaczone do udostępniania. Jeśli chcesz udostępnić kilka przydatnych szybkich części, utwórz i zapisz nowy szablon.
Może to być szablon .dotx zamiast .dotm, co umożliwia udostępnianie nawet podczas korzystania z tego klienta poczty e-mail.
3. Usuń szybkie części w programie Outlook
- Przede wszystkim otwórz plik szablon zawierający blok konstrukcyjny, który chcesz usunąć.
- Przejdź do Wstaw zakładkę.
- W kierunku prawej strony jest Szybkie części, znalezione w Grupa tekstowa. Kliknij to.
- Kliknij prawym przyciskiem dowolny wpis, a następnie kliknij Organizuj i usuwaj.
- Wybierz wpis, który chcesz usunąć, i kliknij Przycisk Usuń.
- Na koniec, gdy zostaniesz zapytany, czy naprawdę chcesz usunąć wybrany blok konstrukcyjny, potwierdź, klikając tak.
Uwaga: Ten element konstrukcyjny nie jest już dostępny w galeriach podczas dystrybucji szablonu, nawet jeśli zawartość może nadal pojawiać się w szablonie.
4. Eksportuj szybkie części w programie Outlook
- Przede wszystkim otwórz folder.
- Wchodzić % APPDATA% MicrosoftTemplates w polu adresu.
- wciśnij Przycisk ENTER.
- Otrzymasz wtedy NormalEmail.dotm i Normal.dotm pliki w nowym folderze otwierającym.
- Teraz po prostu skopiuj te dwa pliki z folderu i wklej je w wybranym folderze.
Uwaga: NormalEmail.dotm i Normal.dotm zwykle znajdują się w folderze szablonów. Stąd możesz je ręcznie skopiować i wkleić.
Wniosek
Jeśli często ponownie wykorzystujesz zawartość, możesz skorzystać z funkcji Quick Parts programu Outlook. Niezależnie od tego, czy tworzysz nową wiadomość, czy po prostu odpowiadasz na istniejącą, pozostaje to świetny sposób na zaoszczędzenie czasu podczas tworzenia następnego e-maila.
Gdy zaczniesz poznawać Quick Parts, najprawdopodobniej będziesz się zastanawiać, jak radziłeś sobie bez nich!
CZYTAJ TAKŻE:
- Jak pobrać program Outlook Assistant
- Pobierz kalendarze Outlooka, podpisy i zmień zestawy dźwięków
- Jak połączyć Slack z Outlookiem
- Przewodniki dotyczące programu Outlook
